Como Organizar uma Exposição de Cavalos (Horse Show): Planejamento, Seguro, Equipe, Divulgação, Prêmios, Dia do Evento e Pós-Show

Organizar uma exposição de cavalos é uma ótima maneira de apoiar a comunidade eqüestre local, aumentar os lucros da sua instalação e/ou apoiar uma caridade local. No entanto, requer muito planejamento.

Materiais Necessários

• Arena
• Seguro (Insurance)
• Dinheiro (Money)

Instruções

1. Pré-Planejamento

   1. Determine que tipo de evento você quer ter: playday, show de lazer (pleasure horse show), show de adestramento (dressage show), show de hunter/jumper, show de rédeas (reining show), etc.

   2. Pesquise datas possíveis para seu evento. Olhe eventos eqüestres dentro de ~240 km e eventos comunitários dentro de ~80 km. Converse com clubes de cavalos cujos membros podem vir ao seu show (4-H, clubes de raça locais, etc.) e verifique seus calendários.

   3. Verifique se sua instalação é adequada para um show. A arena é grande o suficiente? Você tem algum lugar que pode designar como arena de aquecimento (warm-up arena)? Tem estacionamento suficiente para trailers de cavalo? Se não, você precisa encontrar uma instalação para alugar para o show.

   4. Monte sua lista de classes, regras e formulários de inscrição. Imprima cópias para distribuir.

   5. Verifique com sua apólice de seguro se o evento está coberto. Se não, contrate seguro de evento.

   6. Determine como você quer fornecer concessões (lanchonete). Pode contratar uma empresa de catering, fazer você mesmo ou encontrar uma caridade disposta a fazer em troca dos lucros ou uma doação.

   7. Contrate um juiz.

   8. Encontre um locutor (announcer), steward do show, ring master, trabalhadores de escritório, trabalhadores de portão e outros trabalhadores. Você provavelmente pode recrutar pessoas para voluntariar em muitas posições, mas pode ter que pagar seu locutor, ring master e alguns outros.

   9. Anuncie em revistas e jornais eqüestres locais e no jornal local. Você vai querer anunciar com mais de um mês de antecedência para que expositores possam encaixar seu show em seus cronogramas.

   10. Pendure panfletos (flyers) para seu show em lojas de arreios (tack stores), lojas de ração (feed stores), clínicas veterinárias e quadros de avisos comunitários pela sua cidade.

   11. Peça fitas (ribbons) e quaisquer outros prêmios que queira distribuir.

   12. Peça ou crie números de costas (back numbers) para os expositores.

   13. Certifique-se de ter todos os suprimentos que precisará. Isso inclui mesas e cadeiras para seu escritório do show, cópias da lista de classes, regras e formulários de inscrição, canetas, cartões de julgamento, números de costas, fitas. Também inclui saltos (jumps), cones, obstáculos de trilha, tambores ou o que suas classes específicas exigirem.

   14. Certifique-se de que a instalação está pronta. Se precisar pintar a arena ou alugar arquibancadas (bleachers) ou banheiros químicos (port-a-potties), faça isso várias semanas antes.

   15. Se a instalação não tem sistema de som, alugue um.

2. Véspera do Show

   16. Faça qualquer limpeza e decoração de última hora na instalação.

   17. Mande entregar banheiros químicos (se necessários).

   18. Mande entregar arquibancadas (se necessárias).

   19. Certifique-se de que tem todos os suprimentos necessários na arena.

   20. Certifique-se de que seu juiz, locutor e outros trabalhadores têm direções para sua instalação.

   21. Monte seu escritório do show, quaisquer saltos ou equipamentos que precisará para sua primeira classe, e organize sua área de estacionamento.

   22. Monte e teste o sistema de som.

   23. Durma bastante — você vai precisar!

3. Dia do Show

   24. Chegue à instalação 2 a 3 horas antes do início do show. Expositores chegarão duas horas antes para aquecer seus cavalos.

   25. Certifique-se de que a arena está pronta para o primeiro evento.

   26. Abra o escritório do show para fazer check-in de expositores pré-inscritos e inscrever outros expositores.

   27. 30 minutos antes do show, peça ao locutor para dar as boas-vindas a todos e lembrar que o show começa em 30 minutos. Peça a ele para pedir a todos para limpar a arena principal.

   28. Verifique a arena principal para garantir que está pronta para a primeira classe.

   29. 15 minutos antes do início, peça ao locutor para lembrar que o show começa em 15 minutos e que inscrições na primeira classe devem se preparar.

   30. Leve seu juiz e ring master para a arena. Certifique-se de que têm tudo que precisam.

   31. Inicie o show no horário.

   32. Mantenha as classes rodando durante o dia, fornecendo pelo menos 30 minutos de intervalo para almoço para que seu juiz e ring master possam comer e beber.

   33. Ao longo do dia, verifique seus voluntários para garantir que estão fazendo seus trabalhos e veja se precisam de algo. Forneça comida e bebida aos trabalhadores conforme necessário.

   34. No final do show, peça ao locutor para agradecer a todos por vir.

   35. Limpe a instalação. Se alugou uma instalação, você quer deixá-la tão limpa ou mais limpa do que encontrou para ser convidado de volta.

   36. Agradeça seu juiz e trabalhadores. Forneça jantar ou ofereça-se para levá-los para jantar.